Один из незаслуженно игнорируемых инструментов управления персоналом, повышения эффективности его работы и подготовки внедрения бизнес-процессов в компании.
Что собой представляет чек-лист?
Это перечень необходимых действий, либо требуемого состояния от действий, которые необходимо исполнить/проверить для получения ожидаемого результата.
Для чего это?
Дело в том, что любой человек всегда что-то забывает, не обращает внимания, упускает из виду. Это нормально, психика. Тем более мелкие детали, в которых, как известно, и прячется дьявол.
В результате забыл, недосмотрел, отвлекся и упустил из внимания приводит к отсутствию ожидаемого результата. А далее по цепочке нарушаются и остальные, последующие состояния в работе.
Простой пример.
Я стал свидетелем ситуации, когда собственник бизнеса около 10-15 минут по телефону пытался добиться от своего работника четкой информации о приемке сырья (товара). На вопросы собственника «нормальный?», «ну он в порядке?», «так все нормально с ним?», «ты посмотрел?» и т.п., работник, видимо, мямлил что-то наподобие «ну вроде да», «ну кажется все нормально» и прочее.
С точки зрения собственника, что означает «нормальный»? Как работник должен определять состояние поставленного сырья? Какие требования надо соблюдать? Что конкретно надо проверять и какой результат должен быть?
Эти все вопросы и должны быть в чек-листе на приемку сырья. Тогда работник будет быстро и максимально точно оценивать поставленное сырье и давать точный отчет собственнику. При этом затраты времени минимальные.
Точно также на любом другом участке компании.
Например, при входящем звонке в компанию:
- отвечать не позднее третьего звонка
- улыбаться при разговоре
- назвать компанию и свое имя
- узнать имя звонящего и его компанию
- уточнить причину звонка
- и так далее
Такой чек-лист должен быть перед глазами любого работника, который отвечает на телефонные звонки.
То же самое для обслуживающего оборудование персонала. Что нужно проверять каждое утро, какие параметры техники смотреть, какие действия производить.
Сейчас практически в любом техническом тренинге присутствуют подобные чек-листы. Что нужно сделать для получения определенного результата: настройки опции, создания рабочего элемента и т.д.
Однако к персоналу и контролю его работы чек-листы не применяются. И зря.
Да даже для себя, если собственник работает самостоятельно, практически без персонала, создание чек-листов с целью минимизации ошибок в своих действиях достаточно эффективный инструмент повышения результативности бизнеса.
Внедрение в практику работы чек-листов – это первый шаг к систематизации бизнеса, подготовки его к внедрению полноценных бизнес-процессов. Это также инструмент повышения исполнительской дисциплины и контроля персонала.
Следующим шагом, после чек-листов, может быть разработка и внедрение процедур по отдельным видам работ в компании. Но это уже другой вопрос.
Как же внедрять чек-листы?
Необходимо выделить те участки, на которых есть постоянные действия – телефонные звонки, прием сырья/товара на склад, периодическая проверка параметров оборудования, встреча клиента в офисе/магазине, подготовка конкретного документа и т.д.
Затем выделить критерии выполнения операции и разработать перечень пунктов с требуемыми параметрами состояния данной операции. Какой результат должен быть получен в итоге и что делать, если показатели не соответствуют требуемым критериям. Например, вернуть несоответствующие сырье/товар поставщику, или сообщить ключевому сотруднику о возникновении проблемы и прочее.
Таким образом собственник будет намного более спокоен в вопросах надлежащего выполнения персоналом ежедневной работы, затрачивать намного меньше времени на исправление отклонений, ошибок, а также одних и тех же бесед-внушений персоналу что и как необходимо сделать, чтобы получать ожидаемый результат.
Если у Вас возникают сложности с разработкой и внедрением чек-листов, то обращайтесь ко мне по этим контактам и вместе мы выделим необходимые участки, разработаем и внедрим чек-листы в работу Вашей компании.