Если денежные потоки в бизнесе – это его кровь, то информация – это нервная система бизнеса.

Между тем, отладке эффективных коммуникационных каналов между отделами и людьми практически во всех бизнесах уделяют минимальное внимание.

В статье о трех моделях любой системы показана модель структуры, которая описывает связи между элементами системы.

Элементами любой бизнес-системы являются его функциональные участки (отделы, конкретные рабочие места). Качественная информационная связь функциональных участков обеспечивает быстрое прохождение информации в компании и получение необходимой для эффективной работы информации каждым подразделением и сотрудником вовремя и в нужном объеме.

Если система распределения информации в бизнесе не развита, то происходит информационный хаос, когда необходимую для работы информацию подразделение или человек запрашивает «вручную» у того, кто ею владеет. В результате временные затраты на поиск и передачу информации приводят к падению эффективности работы всей системы и операционным расходам.

К примеру, бухгалтерия, как правило постоянно требует то одно, то другое от отдела продаж, отдела поставок, склада. И всегда такая информация требуется в разных форматах.

То же самое происходит и с другими отделами. А между сотрудниками постоянно происходит «запрос-ответ». А если сотрудника нет на месте? То идет временная задержка, которая парализует другой участок.

Часто бывает и так, что актуальная информация просто оседает на каком-то этапе (отдел, сотрудник), что негативно отражается на работе всей компании. Затем кто-то начинает «копать» и находит ее в закромах, но уже поздно, актуальность прошла.

Для устранения подобных информационных пробок используется:

• систематизация информационных потоков – кому, что и когда нужно;
• формализация и стандартизация документов – кто, какие, когда и для кого создает документы;
• привязка информационного потока к бизнес-процессам.

Определенную часть информационного обмена реализует CRM-система компании. Если она хорошо подобрана и настроена, то в основном управление информационным потоком строится в ней.

Однако, если в компании не проработана система распределения и обмена бизнес-информацией, внедрение на голом месте CRM не исправит ситуацию, и даже может внести еще больший хаос.

Даже если у Вас совсем маленькая компания в несколько человек, все равно необходимо уже на начальном этапе выстраивать структуру информационного обмена, создавая общие ресурсы хранения информации. Хотя бы пусть это будет на уровне общей папки на виртуальном диске типа Яндекс Диск, Google Docs, облако Mail.ru. В дальнейшем это все разовьется в автоматизированный документооборот и базу знаний компании.

Кстати, не следует забывать и об информационном обмене с внешними контрагентами: поставщиками, клиентами, государственными контролирующими и регулирующими структурами.

Здесь также необходимо систематизировать информационные потоки, увязать их с информационными потоками, бизнес-процессами и функциональными элементами компании.